Automatyzacja biura rachunkowego w InsERT nexo PRO — od księgowania do nadzoru

Autor: zespół Delkomtech

Automatyzacja biura rachunkowego w InsERT nexo PRO może zmienić codzienną pracę z ręcznego opracowywania kolejnych dokumentów w nadzorowanie procesu i obsługę wyjątków. W opisanym projekcie powtarzalne operacje zostały ujęte w reguły, a pracownik z podstawową wiedzą księgową nadzoruje ich przebieg i zajmuje się pojedynczymi przypadkami wymagającymi poprawy lub ręcznego księgowania. Decyzje merytoryczne pozostają po stronie osób odpowiedzialnych za księgowość.

Za tym efektem stoi rozbudowana praca nad schematami dekretacji, warunkami ich wyboru, planem kont, rozrachunkami, korektami i bazami wzorcowymi. Nasze doświadczenie obejmuje środowisko biura rachunkowego obsługującego łącznie ponad 980 podmiotów, z programami Rewizor, Rachmistrz i Gratyfikant oraz pakietem Biuro. Przedstawiamy podejście i przykłady z tego projektu, zachowując anonimowość klienta.

Najważniejszy efekt: pracownik nadzoruje proces, zamiast odtwarzać go od początku

Przy ręcznej obsłudze pracownik wielokrotnie podejmuje podobne decyzje: jaki schemat wybrać, na które konto skierować pozycję, jak powiązać rozrachunek i co zrobić z korektą. Nawet kiedy zasada jest znana, jej wykonanie zajmuje czas i wymaga koncentracji.

W modelu wypracowanym w tym projekcie reguły przejmują powtarzalną część pracy. Pracownik sprawdza przebieg przetwarzania, uzupełnia brakujące informacje oraz wyjaśnia dokumenty, które nie mieszczą się w uzgodnionych scenariuszach. Pojedyncze błędy i nietypowe operacje obsługuje ręcznie albo przekazuje do decyzji księgowej.

Wiedza księgowa zostaje zapisana w konfiguracji procesu. Osoba obsługująca dokumenty nie musi za każdym razem budować całego sposobu księgowania od nowa. Potrzebuje znajomości procedury, umiejętności rozpoznania wyjątku i dostępu do osoby podejmującej decyzje merytoryczne. Taki podział pracy jest szczególnie istotny w biurze obsługującym wiele podmiotów.

Ponad 100 wielopoziomowych schematów — co kryje się za tą liczbą?

W ramach prac nad automatyzacją przygotowywaliśmy i rozwijaliśmy ponad 100 wielopoziomowych schematów. Ich zadaniem jest uwzględnienie różnic pomiędzy dokumentami i sposobami rozliczenia. Sama liczba schematów nie wystarcza: znaczenie ma to, czy właściwa reguła zostanie użyta we właściwym momencie i czy wynik da się sprawdzić.

• Warunki wyboru: rodzaj i źródło dokumentu, kategoria, etykiety oraz dodatkowe cechy operacji.
• Grupy i pozycje dekretu: konta Wn i Ma, kwoty, filtry, kolejność i warunki tworzenia zapisów.
• Analityka: powiązanie kont z kontrahentem, pracownikiem, rachunkiem lub inną właściwą kartoteką.
• Rozrachunki i waluty: właściwe powiązania, kierunki rozliczeń i źródła kursów.
• Wyjątki od księgowania: wykluczenia uszczelniające dobór schematów i pozycji, aby dokument lub operacja nie zostały ujęte niewłaściwą regułą.

Przykład skali: w udokumentowanym etapie porządkowania kolejności 92 własne schematy obejmowały 1126 pozycji. To migawka konkretnego etapu prac, a nie liczba dokumentów ani deklaracja objęcia automatyzacją wszystkich możliwych operacji.

Kategorie księgowe i etykiety: dokument wskazuje właściwą ścieżkę

W tym projekcie kategorie księgowe i etykiety są częścią logiki sterującej księgowaniem. Pomagają rozpoznać, czego dotyczy operacja, jaki wariant schematu powinien ją obsłużyć i których reguł nie należy w danym przypadku uruchamiać.

Kategoria określa charakter operacji

Kategorie wykorzystujemy w warunkach wyboru schematów i filtrach ich pozycji. W przygotowanej konfiguracji rozróżniają m.in. zakupy towarów, grupy materiałów i usług oraz określone operacje bankowe. Powiązanie kategorii z odpowiednią częścią planu kont pozwala opisać wiele wariantów we wspólnej, wielopoziomowej definicji.

Przykład z projektu: sam odbiorca przelewu — urząd skarbowy — nie rozstrzyga, czego dotyczy płatność. W opracowanych regułach bankowych wykorzystano również kategorie rozróżniające PIT, CIT i VAT. Dopiero zestaw informacji pozwala skierować operację na uzgodnioną ścieżkę.

Etykieta wskazuje wariant, a jej brak może wykluczyć schemat

Etykiety pomagają rozdzielać dokumenty podobne na pierwszy rzut oka, ale wymagające odmiennej obsługi. W projekcie stosowano zarówno warunki wymagające określonej etykiety, jak i warunki wykluczające dokument oznaczony innym wariantem. Znaczenie oznaczeń i sposób ich nadawania muszą być uzgodnione z biurem.

Jeden z rozbudowanych warunków łączył odpowiedni rodzaj transakcji, dopuszczoną kategorię, wymaganą etykietę oraz brak etykiety zastrzeżonej dla innego sposobu rozliczenia. W praktyce oznacza to logikę: właściwa transakcja ORAZ jedna z właściwych kategorii ORAZ wymagane oznaczenie ORAZ brak oznaczenia wykluczającego. Rozmieszczenie nawiasów i kolejność warunków decydują o tym, które dokumenty przejdą dalej.

Osobnym przykładem jest etykieta START w przygotowanym scenariuszu RMK: wskazuje pierwsze naliczenie, dla którego przewidziano dodatkowe jednorazowe ujęcie. Kolejne naliczenia korzystają z innego zakresu pozycji. Oznaczenie dokumentu przekłada się więc na konkretną różnicę w wykonaniu procesu.

Kolejność wyboru schematów ma znaczenie

Dokument może spełniać warunki kilku podobnych reguł. Jeżeli zbyt ogólny schemat zostanie wybrany przed specjalistycznym, poprawna definicja szczegółowa może w ogóle nie zostać użyta. Dlatego praca obejmowała również uporządkowanie priorytetów w dziesięciu grupach typów dokumentów.

Sprawdzaliśmy m.in. pierwszeństwo szczególnych wariantów sprzedaży i zakupów oraz rozdzielenie operacji bankowych. Kontrola obejmowała brak duplikatów kolejności i zachowanie pozostałych ustawień definicji. Dzięki temu automatyczny dobór opiera się na świadomie zaprojektowanych kryteriach.

Wyjątki od księgowania tworzą szczelny filtr

Wyjątki od księgowania służą precyzyjnemu rozdzieleniu ścieżek automatycznej obsługi. Oprócz warunków wskazujących, co dany schemat obejmuje, definiujemy wykluczenia: jakich dokumentów, operacji lub pozycji nie powinien przejmować. W połączeniu z kategoriami i etykietami tworzą one szczelny filtr doboru.

Wykluczenie dokumentu z jednego schematu jest prawidłowym wynikiem działania filtra. Właściwy wariant może go obsłużyć, jeżeli spełnia jego warunki. Tak samo filtr pozycji ogranicza zakres konkretnej części dekretu. Dzięki temu podobne reguły nie przejmują tych samych przypadków ani nie tworzą zdublowanych zapisów.

• Wynagrodzenie a rozliczenie delegacji: warunek schematu spłaty delegacji wyklucza wypłatę wynagrodzenia powiązaną z rozrachunkiem płacowym. Podobny kierunek przelewu nie wystarcza do zastosowania tej samej reguły.
• Operacje bankowe i podzielona płatność: warunki rozdzielają zwykłe operacje, transfery własne i odpowiednie warianty MPP. Kontrolowano także wykluczenie podwójnego ujęcia operacji skategoryzowanej oraz dodatkowej gałęzi MPP.
• Faktura importowa a rozliczenie VAT: w przygotowanej konfiguracji oddzielne kategorie i warunki transakcji rozgraniczają dokument handlowy oraz zapis dotyczący VAT. Schemat przeznaczony do jednej części procesu nie powinien przejmować drugiej.

Sprawdzamy więc nie tylko to, czy właściwy dokument zostanie wybrany, ale również to, czy podobny dokument zostanie prawidłowo wykluczony. W jednym z etapów analizy filtrów oceniono 5880 kombinacji warunków, bez nakładania się badanych wariantów. Była to statyczna kontrola logiki wybranego zakresu filtrów, odrębna od prób rzeczywistego księgowania.

To odróżnia rozbudowaną automatyzację od szerokiej reguły stosowanej do wszystkich podobnych dokumentów: uwzględniamy zarówno warunki dopuszczające, jak i wykluczające. Błędy danych oraz przypadki wymagające ręcznej oceny mają osobną ścieżkę kontroli; samo zadziałanie wykluczenia nie jest takim błędem.

Sprzedaż, zakupy, bank i kasa jako powiązany proces

Automatyzacja księgowania obejmuje więcej niż typową fakturę sprzedaży i zakupu. W projekcie pracowaliśmy również nad schematami dla operacji bankowych, wpłat i wypłat kasowych, transferów pomiędzy własnymi rachunkami, kompensat, wydań magazynowych oraz zbiorczych dokumentów sprzedaży.

Każda z tych grup ma inne zależności. Przelew wynagrodzenia powinien odwoływać się do właściwego rozrachunku płacowego. Transfer pomiędzy własnymi rachunkami wymaga odróżnienia od płatności kontrahenta. Import usług i zakupy zagraniczne wymagają spójnego ujęcia dokumentu, waluty i powiązanych zapisów VAT.

Dlatego kontrolujemy cały wynik: bilans dekretu, kwoty, kontrahenta, analitykę i powiązania. Sam komunikat o poprawnym zapisaniu dokumentu nie kończy weryfikacji.

Korekty: sprawdzamy również to, co dzieje się po pierwotnym księgowaniu

Korekta potrafi ujawnić problem niewidoczny w zwykłej fakturze. W oddzielnym etapie projektu opracowano 26 schematów korekt wraz z kontrolą odpowiadających im schematów źródłowych. Testy uwzględniały korekty zmniejszające i zwiększające, waluty EUR i USD, dokumenty wielopozycyjne oraz groszowe zaokrąglenia.

Prace obejmowały m.in. usuwanie przyczyn zdublowanych rozrachunków, poprawę powiązań kontrahentów z analityką, kursów i bilansowania. Sprawdzaliśmy także, czy dokument nie tworzy drugi raz zapisu, który powstał już w powiązanej części procesu.

W wybranym zestawie testowym zweryfikowano 126 dokumentów. Wszystkie 84 badane korekty przeszły kontrole; spośród 42 dokumentów pierwotnych jeden przypadek faktury końcowej z wcześniejszą zaliczką pozostawiono do ręcznej kontroli VAT. Są to wyniki określonego zestawu prób na bazie testowej, nie wskaźnik bezbłędności całego biura.

Taki wyjątek ma jasno wyznaczoną ścieżkę obsługi. Automatyzacja wykonuje powtarzalne operacje, a przypadek wymagający decyzji trafia do człowieka przed zatwierdzeniem.

Własny dodatek do korekt rozliczeń międzyokresowych

Rozliczenia międzyokresowe kosztów, czyli RMK, dobrze pokazują, gdzie sama konfiguracja schematów wymaga uzupełnienia własnym rozwiązaniem. Korekta dokumentu powinna uwzględniać istniejący harmonogram oraz odpisy, które zostały już naliczone.

Przygotowaliśmy dodatek aktualizujący pierwotny harmonogram po zaksięgowaniu korekty. Mechanizm zachowuje dotychczasową historię i nie tworzy drugiego harmonogramu dla tej samej korekty. W testach sprawdzono korekty w obie strony oraz ponowne wykonanie operacji: powtórzenie nie mogło drugi raz zmienić wartości.

Jeżeli harmonogramu brakuje, wynik wyszukania jest niejednoznaczny albo nowa wartość byłaby mniejsza od już naliczonych odpisów, mechanizm zgłasza problem. To właśnie taki przypadek powinien zobaczyć pracownik nadzorujący proces.

Bazy wzorcowe i Biuro nexo — spójny punkt wyjścia dla kolejnych klientów

Przy dużej liczbie podmiotów ustawienia muszą być powtarzalne i zrozumiałe. Dlatego projekt obejmuje również budowę baz wzorcowych oraz uporządkowanie pracy z pakietem Biuro. Wzorce pozwalają przygotować wspólny punkt wyjścia dla grup klientów o zbliżonych potrzebach.

Producent opisuje wykorzystanie bazy wzorcowej m.in. z przygotowanym planem kont i schematami dekretacji w dokumentacji Biura nexo. W projekcie trzeba dodatkowo uzgodnić różnice pomiędzy podmiotami i zakres indywidualnej konfiguracji. Utworzenie nowej bazy ze wzorca oraz aktualizacja już działających baz są osobnymi zadaniami.

Wspólne reguły wymagają też utrzymania: wersjonowania, dokumentacji i ponownych prób po istotnych zmianach. Poprawka przygotowana dla jednej konfiguracji nie powinna trafiać bez sprawdzenia do wszystkich klientów biura.

Rewizor, Rachmistrz i Gratyfikant: rozwój automatyzacji etapami

Różne programy i formy ewidencji wymagają własnych scenariuszy. Rewizor obsługuje pełną księgowość, Rachmistrz inne formy ewidencji, a Gratyfikant obszar kadrowo-płacowy. W projekcie rozwijano osobne konfiguracje i rozszerzenia, zamiast zakładać, że ta sama reguła będzie pasować do każdego podmiotu.

Przygotowano również rozszerzenia wspierające m.in. archiwizację dokumentów PDF i kompletowanie materiałów do kontroli. Przykładem jest przygotowanie pełnej listy płac w PDF wraz z podglądem wiadomości. W udokumentowanym etapie ta funkcja pozostawała w trybie testowym, bez automatycznej wysyłki. Rozszerzenia uruchamia się po weryfikacji właściwego procesu, danych i odbiorców.

Przy rozwiązaniach własnych korzystamy z mechanizmów rozszerzeń InsERT. Producent udostępnia SDK nexo z dokumentacją techniczną. Zakres integracji oraz wymagane wersje i licencje ustalamy dla konkretnego środowiska.

Jak wygląda wdrożenie takiej automatyzacji w innym biurze?

1. Analiza pracy: rodzaje dokumentów, obsługiwane podmioty, formy ewidencji i najczęściej powtarzane operacje.
2. Uzgodnienie reguł: plan kont, kategorie, etykiety, warunki wyboru i przypadki wymagające decyzji księgowej.
3. Przygotowanie konfiguracji: schematy, priorytety, wzorce oraz potrzebne rozszerzenia własne.
4. Testy na kopii: porównanie wyników, sprawdzenie korekt, rozrachunków i zachowania po ponownym przetworzeniu.
5. Uruchomienie uzgodnionego zakresu: instrukcje dla pracowników, nadzór i sposób zgłaszania wyjątków.
6. Dalszy rozwój: rozszerzanie sprawdzonych reguł na kolejne scenariusze i grupy podmiotów.

O zakresie prac decydują procesy biura. Punktem wyjścia jest rozmowa o dokumentach i oczekiwanym sposobie pracy. Składniki budżetu opisujemy w poradniku ile kosztuje wdrożenie InsERT nexo PRO.

Co zyskuje właściciel biura rachunkowego?

Najważniejsza zmiana to uporządkowany podział pracy: powtarzalne czynności wykonuje system według uzgodnionych zasad, pracownik kontroluje przebieg, a osoba odpowiedzialna za księgowość rozstrzyga przypadki merytoryczne. W opisanym projekcie pozwoliło to przenieść codzienny ciężar obsługi na nadzorowanie procesów oraz pojedyncze poprawki i ręczne księgowania wyjątków.

Przy wdrożeniu w kolejnym biurze efekt warto mierzyć liczbą ręcznych operacji, udziałem wyjątków i czasem obsługi porównywalnej grupy dokumentów. Nie przypisujemy tej realizacji procentowych oszczędności ani liczby zaoszczędzonych godzin, których nie zmierzono. Pokazujemy za to konkretne reguły, rozszerzenia i sposób ich sprawdzenia.

Osobny opis realizacji automatyzacji księgowania w nexo PRO przedstawia zakres projektu. Ten poradnik pokazuje, jak przekłada się on na organizację pracy i co należy przygotować przed podobnym wdrożeniem.

Chcesz, żeby pracownicy nadzorowali procesy zamiast ręcznie powtarzać te same operacje? Zobacz naszą ofertę zaawansowanych wdrożeń InsERT i opisz nam swoje potrzeby i wymagania. Podaj używane programy, liczbę podmiotów oraz operacje, które najbardziej obciążają zespół. Na tej podstawie ustalimy zakres analizy i automatyzacji.